직원을 고용하다보면 반드시 직원의 개인정보를 수집하고 이용하게 됩니다. 당장 4대보험을 신고하려고 해도 직원의 주민등록번호가 필요하고, 급여를 지급하려면 직원의 계좌정보를 수집하게 되죠.

그런데 이러한 개인정보를 보호하는 개인정보보호법이 생각보다 엄격합니다. 그렇다보니 아무 대비 없이 인사관리를 하다가, 나도 모르게 개인정보보호법을 위반하게 되는 경우가 발생할 수 있습니다.

오늘 뉴스레터에서는 직원 인사관리 시 반드시 챙겨야 할 개인정보보호법상 의무 사항을 알려드리겠습니다.

1. 개인정보의 범위

2. 개인정보 보호 조치

(1) 개인정보 수집 · 이용 동의 받기

(2) 불필요해진 개인정보는 파기하기

(3) 개인정보취급자에게 개인정보보호교육하기

인사노무관리에 흔히 수집 및 이용되는 개인정보로는, 성명, 주소, 이메일, 연락처, 학력, 근무경력, 자격사항, 근태사항 등이 있습니다.

개인정보를 수집 · 이용하려면 원칙적으로 정보주체의 동의를 받아야 합니다.

이때,

(1) 어떤 개인정보를 수집하는지

(2) 수집 및 이용하려는 범위가 어떻게 되는지

(3) 보유기간이 어떻게 되는지

명시하여 동의를 받아야 합니다.

가급적 위 내용은 처음 근로계약을 체결할 때 한번에 동의를 받아두는 편이 좋습니다.

회사의 자산이 적절하게 사용되는지 감시하고, 인사권이 적절하게 활용될 수 있도록 수집하는 개인정보의 범위를 특정할 필요가 있습니다.

예를 들어 법인차량을 지급하는 직군의 경우, 법인차량이 근무 외적으로 사용되는지 등을 확인하기 위해 운행기록을 회사에서 정기적으로 확인해야 합니다. 그런데 법인차량 운행기록은 직원의 개인정보(개인의 위치정보)에도 해당하므로 해당 정보의 수집 및 이용 동의를 미리 받아두어야 합니다.

개인정보보호법 외에, 채용 시에는 채용절차법에서 추가로 개인정보에 관한 사항을 정하고 있습니다.

구인자는 구직자에 대하여 그 직무의 수행에 필요하지 아니한 다음 각 호의 정보를 기초심사자료에 기재하도록 요구하거나 입증자료로 수집하여서는 아니 된다.

1. 구직자 본인의 용모 · 키 · 체중 등의 신체적 조건

2. 구직자 본인의 출신지역 · 혼인여부 · 재산

3. 구직자 본인의 직계 존비속 및 형제자매의 학력 · 직업 · 재산

이를 위반하는 경우 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있으므로, 채용 시에도 불필요하게 개인정보를 요구하지 않도록 주의하여야 합니다.

다른 목적으로 정보를 수집하더라도 그 수집되는 정보 중 개인정보가 포함된다면 수집 동의를 받아야 합니다.

대표적인 사례로는 CCTV가 있습니다.

통상 CCTV는 작업장 안전관리나 방법 등을 목적으로 설치하게 됩니다.

그러나 CCTV의 녹화 과정에서 직원의 얼굴 등 개인정보가 수집될 수 있기 때문에, CCTV를 설치할 때에도 어떤 목적으로 설치하는지, 어떻게 운영되는지 등을 고지하고 동의를 받아야 합니다.

※ 고객상담실이나 출입안내실 등 불특정 다수가 출입할 수 있는 공개된 장소에 CCTV를 시설안정 등 목적으로 설치 · 운영하는 경우에는 동의 없이 설치가 가능합니다. 대신, 촬영되는 사람이 이를 인식할 수 있도록, CCTV가 설치되어 있다는 사실, 설치 목적, 관리책임자의 연락처, 촬영 범위 및 시간 등의 내용을 포함하여 안내판을 설치하는 등 필요한 조치를 해야 합니다.

이에 따라 각 개인정보별로 얼마나 보관하여야 하는지 살펴보고, 보관기간이 지난 것들까지 계속 보유하고 있지 않도록 주의할 필요가 있습니다. 특히, 퇴직한 지 한참 지난 근로자들의 개인정보를 계속 보유하고 있지 않도록 주기적으로 살펴보는 것이 좋습니다.

직원들의 개인정보를 취급하는 급여/채용 등 인사담당자들의 경우 법정의무교육 중 하나에 대항하는 개인정보보호교육을 실시하고 그 근거를 남겨두어야 합니다.